Een uiteenzetting van de werkzaamheden van Ireen Rientjes Congresorganisatie treft u onderstaand. U kunt zelf een selectie maken van taken die u wenst uit te besteden, maar vanzelfsprekend kunt u ook van het gehele dienstenpakket gebruik maken. Na een kennismakingsgesprek met Ireen Rientjes Congresorganisatie, zal zij een passende offerte uitbrengen.
Vanzelfsprekend kunnen naar wens andere activiteiten aan de dienstverlening van Ireen Rientjes Congresorganisatie toegevoegd worden.
Organisatie en planning
- deelnemen aan voorbereidende besprekingen en vergaderingen
- notuleren tijdens de vergaderingen en opstellen actiepuntenlijsten
- opstellen en meedenken over het programma
- opstellen begroting, kostprijscalculatie en controle
- opstellen gedetailleerd draaiboek
Drukwerk
- selecteren van een gespecialiseerde firma
- bevestigen en voortgangscontrole op alle onderdelen (vooraankondiging, uitnodiging, programma, briefpapier, enveloppen, inschrijfformulieren, book of abstracts, advertenties etc.)
- mede ontwerpen van de inhoud van het drukwerk
Registratie van de deelnemers
- ontvangst inschrijfformulieren en bevestigen van de deelname
- administreren en innen van de deelnemersbijdragen
- controle op de betalingen en aanmanen
- maken van deelnemerslijsten
- fungeren als informatiepunt en verwerken van mutaties
Ontvangst van de deelnemers
- inschrijven en ontvangen van de deelnemers
- bemensen informatiebalie
- inhuren en briefen van hostessen
- uitreiken congresmappen/tassen
- certificaten maken en uitreiken
Congreslocatie en hotelaccommodatie
- selecteren en schriftelijk vastleggen van de locatie(s)
- prijsafspraken restauratieve voorzieningen maken en vastleggen
- zaalopstelling bespreken en controleren
Sponsoren
- verzorgen van sponsorwerving gericht op uw doelgroep t.b.v.
- advertenties in programmaboekje
- aanwezigheid middels een standpresentatie
- bedrijfsinformatie in congrestas
- sponsoring van de lunch of het diner
- bevestigen en factureren aan sponsoren
- expositieruimte indelen en plattegrond maken
SOCIALE PROGRAMMA
- creatieve invulling geven aan het sociale en culturele programma
- selecteren van aanbieders uit de evenementenbranche
- ontwikkelen en organiseren van het partnerprogramma
- regelen van begeleiding ten behoeve van het partnerprogramma
- regelen van transport
- selecteren en regelen van give-aways
ALGEHELE COÖRDINATIE TIJDENS DE CONGRESDAG(en)
- opvang en begeleiding van de standhouders
- opvang en begeleiding van de sprekers
- controle op inrichting zaal en audiovisuele middelen
- contacten onderhouden met staf congresaccommodatie
- algehele controle op het draaiboek
Audiovisuele middelen
- selecteren van een gespecialiseerde firma
- bevestigen en voortgangscontrole
- checken van de apparatuur in de zalen
Mailings
- maken van een mailbestand van uw doelgroep
- verzenden uitnodiging en (voorlopig) programma
- herinnering(en) versturen
- verzenden definitief programma en book of abstracts
Congresmappen/tassen, badges en naamborden
- selecteren congresmappen/tassen
- vullen congresmappen/tassen
- vervaardigen en gereed maken van de badges
- vervaardigen naamborden
Nazorg
- verzenden bedankbrieven
- evaluatie en eindrapportage